כל שותפות, לאחר שנבנתה, הוגדרה, מוסדה, ביצעה חלוקת משימות והחלה לעבוד, מגיעה לשלב ניהול השגרה, שהוא, כאמור, הארוך ביותר בחיי השותפות. זה השלב שבו השותפים נוטים להתרכז בעבודה השוטפת והיום-יומית. המאפיינים של שלב זה הם:

ניתן ביטוי לכל ההסדרים, ההסכמים, ההגדרות והתוכניות שנקבעו עד כה: ניהול השגרה בנוי על בסיסי השותפות שהנחנו עד כה. בסיס שלא נבנה טוב או זקוק לשינוי, יציף אתגרים בשלב זה.

בקרה חוזרת: במהלך השגרה ייבחנו ההסכמות ושגרות העבודה. על השותפים להבטיח את שימת הלב למרכיבי השותפות ולקיום ההסכמות, כך שיענו בדרך המיטבית על צורכי השותפים והמיזם. יש חשיבות רבה לעצור בדרך, לבחון את הדברים ולתקפם.

גמישות: השגרה בתהליך תעמת אותנו עם התוכניות שהתווינו בתחילת הדרך ותוך כדי הדרך. על השותפים להיות גמישים ומוכנים לקבל שינויים ואם יש צורך להתוות את הדרך לשינויים.;

‍

שלבי ניהול השגרה

ניהול המיזם נגזר משגרות העבודה וההסכמות של השותפים. בשלב זה, ניהול המיזם בשותפות לא שונה מניהול מיזם רגיל. שני מנגנונים אשר מבחינים בין ניהול מיזם "רגיל" למיזם בשותפות הם בתיקוף ההסכמות ובאבחון המשברים.

‍תיקוף הסכמות – כלי זה נוגע לאיתור פערים ובקרת הביצועים.

בשלב זה עלינו:

• לקיים בקרת ביצוע באופן תדיר כפי שנקבע בשגרות העבודה.
• לאתר פערים ולהסביר מה מקור הפער, האם בגלל לקות בביצוע המשימה או בגלל לקות בשותפות (לצורך כך הכלי "דגלים אדומים", המפורט בהמשך, יוכל לסייע).
• לברר ממה נובע הפער: אם זיהינו לקות בשותפות יש לברר מה בשגרות העבודה שלנו ו/או בהסכמות ובתפקידים טעון שיפור.
• לבחון מחדש את שגרות העבודה: אחרי שזיהינו את הפערים עלינו לחזור לשולחן התכנונים בשותפות ולבחון מחדש שינוי של שגרות העבודה. ייתכן ששינוי זה יהיה בתדירות הישיבות או מפגשי הפיתוח, באופני המדידה של המיזם, בחלוקת התפקידים, במטרות השותפות, ועוד. כל השגרות צריכות להיבחן.
• יש לוודא שהשינויים הם לא תדירים וכי קיבלו מספיק זמן כדי להיטמע.

אבחון משברים בשותפות ועבודה על אמון 

• בשלב זה נפנה לכלים "דגלים אדומים" ו"אמון בשותפות - אבחון מצב השותפות" ונפעל לאורם.

‍

‍