כאמור, בזמני שגרה מאופיינת השותפות בהרבה עבודה עצמאית של השותפים ובמיעוט מפגשים משותפים. לכן, ככל שישנם שותפים שאינם מעורבים באופן יומיומי בעשייה, עלולה להיווצר תחושת רפיון בקרב השותפים. למטה כאן תמצאו מספר פרקטיקות מיטביות לשמירה על מתח עשייה בריא גם בזמן השגרה. הן מסייעות ביצירת תחושה של התקדמות, מערבות שותפים שלוקחים חלק פחות אקטיבי בקידום המשימה,ושומרות עליהם רתומים.  יחד עם זאת, שמרו על איזון עדין – הפעולות המוצעות צריכות לתמוך במשימות השותפות ולא להאפיל עליהן או להציף את השותפים.

שמרו על תקשורת רציפה – לא רק במפגשים

·      לצד הדיווחים הרשמיים, הקפידו על עדכונים שוטפים יותר (דוגמת מיילים תקופתיים), המעדכנים בהתפתחויות האחרונות. התדירות של עדכונים אלו משתנה בהתאם לצרכיכם, אך מומלץ לקחת בחשבון את ההיבטים הבאים:

1.     עדכון השותפים בכל פעם שמתרחשת אבן דרך גדולה בשותפות (או לחילופין, ככל שמסיבה מסוימת אבן דרך גדולה מתעכבת).

2.     עדכונים תקופתיים קבועים (למשל, מיילים חודשיים).

3.      עדכונים תקופתיים סביב נקודות ציון חיצוניות (סוף שנה, חגים וכדומה).

·      בחירת הדרכים בהם תתקשרו ועצימות התקשורת השוטפת תלויה מאוד בקצב העבודה ובאופי השותפים. ככל שמדובר בפרויקט שבו כולם מעורבים בעצימות גבוהה יחסית ובו מתקבלות החלטות על בסיס יומיומי, מומלץ לעשות שימוש בכלים שמאפשרים תקשורת מהירה ובלתי פורמלית (מיילים קצרים, קבוצת וואטסאפ, שיחות טלפון אישיות וכדומה). זכרו ליצור איזון נכון בין שקיפות מירבית לבין מניעת הצפה של השותפים.

·      בנקודות זמן שלפני ואחרי מפגשים משותפים חשוב במיוחד לשמור על תקשורת רציפה. לפני המפגש, שלחו את הנושאים לדיון, מבנה המפגש וכל מידע נוסף שיכול לעזור לשותפים להגיע מוכנים. בסיום מפגש, יש לשלוח סיכום הכולל החלטות שהתקבלו וחלוקת אחריות ככל שישנה.

·      מומלץ כי מנהל השותפות ישמור גם על תקשורת בין אישית רציפה בין המפגשים. אם יש נושא או אבן דרך שחשובים לשותף מסוים יותר, הודעת עדכון אישית בנושא תשפיע מאוד על מעורבות אותו שותף.  

·      חשוב לבצע גם שיחות אישיות מעת לעת, במיוחד לפני מפגשים ובייחוד לחברי ועדה שנושא המפגש מהותי להם. הם יסייעו למנהל השותפות להבין את הדעות הרווחות ולנסות לגשר ביניהם במידה וישנם פערים, ויסייעו לשותפים להגיע מוכנים יותר לשיח המשותף.

ערבו באופן אקטיבי את השותפים

·      זכרו, שותף המעורב בקבלת החלטות הוא שותף רתום!

·      ערבו באופן אקטיבי שותפים שפחות לוקחים חלק ביומיום של השותפות – כאמור, בצעו שיחות אישיות מעת לעת ובמיוחד לפני מפגשים, והקפידו על תנאים שיסייעו ברתימתם: אזכרו אינטרסים משותפים או את יתרונות השותפות, השתמשו בשפה מקצועית מעולמות התוכן של השותף, והכינו מראש את המידע ואת השיח כך שיכללו את הנושאים שהכי רלוונטיים ומעניינים עבור אותו שותף.

·      תנו לשותפים תפקיד, גם אם הוא שולי. התארחו אצל השותפים השונים, עודדו את השותפים להציג מקרי בוחן רלוונטיים מהעשייה שלהם, ואתרו זירות מקצועיות בתחום השותפות מהן ניתן ללמוד ממומחיות השותפים השונים.

·      צרו למידה משותפת סביב נושא רלוונטי או בקשו פידבק על פעולות שבוצעו במסגרת השותפות.

הקפידו ליצור תחושת התקדמות

·      חגגו יחד הצלחות וצרו "טקסים" - הגעתם לאבן דרך חשובה? ציינו אותה יחד עם השותפים! חוויות הצלחה משותפות מייצרות תחושה של התקדמות במשימה ומחזקות את מידת הרתימה של השותפים. בתהליך העבודה, אל תתרכזו רק בתוצאה הסופית ארוכת הטווח. צרו בתהליך העבודה אבני דרך קונקרטיות ומדידות בטווחי הזמן הקצרים והבינוניים, וציינו אותן כשהן מתגשמות.

·      כאמור, הקפידו על תקשורת רציפה והעברת "מידע בדחיפה" בדמות עדכונים שוטפים. מנפו את העדכונים השוטפים לטובת יצירת תחושת ההתקדמות המשותפת, למשל: עדכנו על התקדמות משמעותית במשימה, הישגים שחוויתם דוגמת פידבק חיובי ממשתתפים, מימון/משאבים נוספים שהגיעו, ועוד. גם הצלחה של שותף ספציפי, כמו קידום בארגון או פרס שקיבל, לעתים תהיה ראויה לעדכון ותסייע ברתימה.

‍