כל שותפות מגיעה בסופו של דבר לסיומה. בין אם הוגשמו מטרות השותפות ובין אם החלטתם להפסיק לקדם אותן במשותף, בין אם הפעילות הועברה להטמעה בקרב אחד השותפים או בידי גוף חיצוני, ובין אם אין כל המשכיות לפעילות – בכל המקרים האלה, השותפות במתכונתה הנוכחית מסתיימת.

בהתאם לכך, ישנם מספר צעדים שחשוב לבצע כדי לוודא שהפעילות מסתיימת על הצד הטוב ביותר. סגירה מוצלחת של שותפות מקטינה סיכונים לטענות או בעיות חבות עתידיות בין הצדדים, מייצרת יישור קו ותיאום צפיות על הנעשה עד עתה ועל הסיום הפורמלי של הפעילות, ומייצרת למידה ותובנות עבור מאמצים דומים בעתיד.

בשלב זה חשוב לבצע סגירה תהליכית וטקסית של העשייה המשותפת, אך לא פחות מכך – גם סגירה בירוקרטית ופורמלית. עברו על רשימת התיוג מטה על מנת לוודא שאינכם מפספסים אף שלב חשוב בסגירת השותפות. הרשימה מטה מיועדת לכל אחד מהשותפים בנפרד – לכל שותף החבויות שלו במסגרת השותפות, ועל כל שותף מוטלת האחריות מהצד שלו לסיום מוצלח של השותפות.

1.    סכמו את העשייה המשותפת והפיקו לקחים:

·   מומלץ כי כל שותף יבצע לעצמו ו/או במסגרת הפנימית של הארגון שלו, ניתוח עצמי של תהליך העבודה המשותף והפקת לקחים פנים-ארגוניים:

o      כיצד תרמה השותפות לארגון שלנו?

o      כיצד אנו תרמנו לשותפות?

o      כמה אנחנו מרוצים מהתפקוד שלנו במסגרת השותפות?

o      מה יכולנו לעשות אחרת? מה היינו משנים או משפרים לפרויקטים דומים בעתיד?

·   בנוסף, בצעו דיון משותף שלכל השותפים, לסיכום תהליך העבודה ולהפקת לקחים:

o     האם הצלחנו להגשים אתהמטרות שהצבנו לעצמנו בשותפות?

o      מה עבד היטב? ממה השותפים היו מרוצים? ממה פחות?

o      איך תקשרנו ועבדנו יחד?

o      מה יכולנו לעשות אחרת? מה היינו משנים או משפרים לפרויקטים משותפים בעתיד?

   על מנהל השותפות להוציא תוצר כתוב לכלל השותפים לסיכום התהליך, על בסיס הדיון המשותף.

2.    ודאו שאין עוד חבויות ודרישות בירוקרטיות: הקפדה על סגירת כל הקצוות מקטינה סיכונים ומונעת טענות עתידיות.

·    ודאו כי כל תוצרי השותפות עליהם התחייבתם התבצעו. העבירו תוצרים כתובים כנדרש,ודאו שכל ההתחייבויות של השותפות שולמו, ושכל כל דוחות הביצוע הועברו.

·    החתימו את כל הצדדים השותפים על קבלת התוצרים הנדרשים והיעדר דרישות נוספות.

·   חלוקת אחריות להמשך: ככל וישנם שחקנים שממשיכים לעבוד על הפרויקט, בצעו תיעוד מסודר של בעלי התפקידים הנותרים, הצפיות מהם, והדיווחים שהם מחויבים בהם (ככל וישנם).

·    אספו את כל החומרים של השותפות – תוצרי ידע, סיכומי ישיבות, חוזים, מעקביתקציב וכיוצא בזה (לרבות המסמך המסכם של הפקת הלקחים) – וודאו שהם שמורים ומרוכזים במקום אחד. לתיוק המסמכים ערך רב לטובת שימור הידע הנצבר, וכן ערך בירוקרטי חשוב עבור ביקורות חיצוניות, שאלות כוח אדם או תקציב עתידיות וצרכים דומים שעלולים לעלות בעתיד.

3.    חגגו את המאורע: סיום הפעילות המשותפת באקורד חיובי מגדיל את שביעות הרצון מהשותפות וסולל את הדרך לשיתופי פעולה נוספים בעתיד.

·    שקלו לפרסם תוצר שיציין את סיום הפעילות המשותפת וההישגים כלפי חוץ: למשל,תוצר ידע מסכם, תוצר הפקתי, פרסום בעיתונות או אירוע תקשורתי (בהתאם לאופי השותפות וצרכיה).

·    בצעו מפגש חגיגי מסכם בו תחגגו את ההצלחות ותאפשרו זמן גם לשיח משותף שאינו פורמלי. ניתן לשקול לחבר את מפגש הסיום למפגש הפקת הלקחים (במקרה זה, ודאו שאתם מאפשרים זמן חגיגה ולא מייחדים את כל המפגש לסגירות פורמליות וללמידה משותפת).

סיומה של שותפות היא מאורע משמעותי, המציין את סופה של דרך ארוכה בה השקעתם שעות ומשאבים מרובים. אפשרו לעצמכם לחגוג אותו ולהנות ממנו, בטרם אתם ממשיכים למאמץ הבא ולשותפות הבאה.