שותפות מוצלחת לא נמדדת רק באופן בו השותפים פועלים יחד, אלא גם ביכולת שלה לבצע "סגירה נכונה" – לסיים את הפעילות המשותפת בעיתוי הנכון ביותר, ובדרך הנכונה ביותר. אין כל סיבה לצפות ששותפות תימשך לנצח, ודווקא יש בכך סכנה. שותפות שממשיכה להתקיים עוד ועוד, ללא כוונות סיום, עלולה להיות פשוט שותפות "תקועה" או שאינה מוכוונת מטרה.

הכנה מוקדמת ופרואקטיבית ליום שבו תסתיים השותפות, מסייעת לוודא שהפעילות הענפה שהשותפות קידמה לא תרד לטמיון: היא מכינה את הקרקע ליום שאחרי השותפות ומוודאת כי מתקיימת המשכיות היכן שנדרש.

מתי ואיך מסיימים שותפות?

שותפות מוקמת מתוך מטרה משותפת שלא ניתן להגשים לבד. בהתאם, שותפויות לרוב מסתיימות לאור אחד משני תרחישים מרכזיים: או שהמטרה שלמענה נוצרה השותפות הוגשמה, או שהמטרה טרם הוגשמה אך הוחלט שלא להמשיך ולקדם אותה.

השלב הראשון בכל תהליך לסגירת שותפות, הוא לבחור את אסטרטגית היציאה מהשותפות – מה, אם בכלל, צפוי להמשיך להתקיים מהשותפות לאחר סיומה? מי יקבל את המושכות לידיו? אילו מנגנונים, בקרות ופעולות צריך להשית כדי לוודא שפעילות השותפות זוכה להמשכיות הנדרשת?

לעתים רבות, אילוץ חיצוני כמו סוף חוזה "יכריח" את חברי השותפות להתמודד עם לשאלת אסטרטגית יציאה. מומלץ מאוד לבחור אסטרטגית יציאה או לכל הפחות להתחיל לדון בשאלת אסטרטגית היציאה עוד בטרם הגעתם לנקודת יציאה מכורח. בחירה מוקדמת של אסטרטגית יציאה מאפשרת להגיע להחלטה מושכלת שאינה מונעת מלחצי זמן, ולהכין את התשתיות הנדרשות כראוי.

בכלי הבא תוכלו לקרוא תיאור ממוקד של מספר אסטרטגיות יציאה נפוצות, כולל דגשים מרכזיים לכל אסטרטגיה. שימו לב שישנם גם דגשים גנריים הנכונים לכל "סגירה" של שותפות, אותם תוכלו למצוא בכלי הבא.

אסטרטגיות יציאה משותפות

1.    השותפות ממשיכה באותו האופן:

·      מה המשמעות? למעשה, בחירה זו אינה "יציאה" מהשותפות, אלא בחירה מודעת בהמשך העבודה המשותפת לפרק זמן נוסף, באותה הקונסטלציה: אותם המנגנונים, אותן שיטות העבודה ואותם השותפים.

·      מתי מומלץ לבחור אפיק זה? כשהשותפות עדיין לא הגשימה אתמטרותיה המוגדרות, או במידה והמטרות המקוריות הוגשמו אך השותפים מאמינים שעדיין קיימת משימה משותפת לפעול למענה (למשל, סקיילינג של הפעילות הקיימת, הרחבת השירותים לאוכלוסיות נוספות, ביצוע פעולה נוספת עבור אותה האוכלוסייה ועוד). מומלץ להמשיך באותה הקונסטלציה רק כאשר מבנה השותפות, הרכב השותפים ואופן הפעילות המשותף נכונים בעיני כלל השותפים, וכאשר כל השותפים מאמינים שיש ערך אמיתי בהמשך קידום המשימה המשותפת.

·       למה חשוב לשים לב?

o     באם מטרות השותפות טרם הוגשמו, חשוב להתעכב ולבחון את הסיבות לכך: האם היו נסיבות חיצוניות שמנעו את הגשמת המטרות? האם המטרות הקיימות עדיין נתפסות כריאליות? האם נדרשים שינויים בפעילות השותפות כדי להגשים את המטרות? חשוב לוודא שהשותפות אינה "מדשדשת", ובמידת הצורך לעדכן את המטרות או את שיטות העבודה.

o     באם המטרות המקוריות הוגשמו והוחלט להמשיך בעשייה משותפת, חשוב להתעכב על דיוק מחדש של השותפות: הגדירו במשותף מחדש את מטרות השותפות המעודכנות, וחשבו האם נדרשים הסדרים חדשים או שיטות עבודה שונות להגשמת המטרה. חשבו גם על ריענון השורות – האם, בעקבות שינוי המטרות, הרכב השותפות יכול להגשים לבדו את המשימה או שנדרש לגייס לשותפות שחקנים חדשים?

o     בשני המקרים, נצלו את נקודת ההחלטה על המשך הפעילות לבניית מומנטום מחדש – ציינו במשותף את ההצלחות שנחוו, והקדישו זמן ללמידה והפקת לקחים מהנעשה עד עתה ולתכנון ההמשך המשותף.

2.    השותפות ממשיכה, אך חלק מהשחקנים משתנים:

·      מה המשמעות? גם במקרה זה, השותפות למעשה אינה מסתיימת. יחד עם זאת, במקרה זה, מכלול השחקנים בשותפות משתנה – חלק מהשחקנים המקוריים עוזבים את השותפות ו/או שחקנים חדשים מצטרפים אליה.

·      מתי מומלץ לבחור אפיק זה? גם אסטרטגיה זו נכונה כאשר מטרות השותפות טרם הוגשמו או כאשר הוחלט לעדכן את מטרותיה. עם זאת, בעקבות שינויים בסדרי עדיפויות, חילוקי דעות, חילופי כח אדם או נסיבות חיצוניות, יכולים ארגונים מסוימים לבקש לעזוב את השותפות. במקרים כאלה, אין חובה לפרק את השותפות אלא לחשוב מחדש על הרכב השחקנים הקיימים. ייתכן שההרכב הנוכחי לא יכול להגשים לבדו את מטרות השותפות (למשל בשל היעדר משאבים, ידע, יכולות) ונכון לנסות ולגייס שותפים נוספים.

·      למה חשוב לשים לב?

o      כל עזיבה של שחקן צריכה לזמן חשיבה של השותפות על הרכב השחקנים, והיכולת שלו להגשים את המטרות –האם עדיין לשותפות יש את מכלול המשאבים הנדרש כדי להגשים את מטרותיה? האם נדרש שינוי בשיטת העבודה?

o      בנוסף, הפיקו לקחים כלליים מעזיבה שכזו – האם העזיבה הייתה בלתי נמנעת? האם נסיבות חיצוניות הן הגורם לעזיבה או שבעיות בשיטת העבודה (חוסר אמון, בעיות תקשורת, מנגנוני עבודה לא יעילים ועוד)? מה ניתן ללמוד ממנה לעתיד, ואילו שינויים נדרשים בעקבותיה?

o      יש לבצע תהליך מסודר של שימור ידע למול השחקנים העוזבים, למשל דרך דיוני הפקת לקחים משותפים או מידול העשייה וכתיבת מסמכים מסכמים.

o      שחקנים חדשים שמגויסים מהווים למעשה התנעה מחודשת של השותפות. לטובת קליטה נכונה, יש "לחזור אחורה" בשלבי השותפות ולבצע תהליך מחודש של קביעת/אישוש ההסכמות על השותפות, מטרותיה, שגרות העבודה וכדומה.

3.    פעילות השותפות עוברת להטמעה על ידי אחד הארגונים השותפים

·      מה המשמעות? מסיבות אלו ואחרות השותפים רואים לנכון להעביר לידי שותף אחד את הפעילות. השותפות הלכה למעשה מסתיימת אך הפעילות שבבסיס השותפות ממשיכה.

·       מתי מומלץ לבחור אפיק זה? במידה ועדיין יש ערך לפעילות המשותפת, אבל כבר אין בהכרח ערך לשותפות עצמה. כזכור, שותפות אינה המטרה בפני עצמה אלא היא אמצעי להשגת ערך. אם אותו הערך יכול להיות מושג באופן עצמאי, ייתכן שאין הכרח להמשיך לפעול בשותפות. אפיק זה רלוונטי בעיקר כאשר הפעילות המשותפת הגיעה למידת הבשלה מסוימת (המטרה המקורית הושגה ו/או נעשו צעדים משמעותיים לקראת הגשמה), וכבר אינה דורשת תשומות של כלל השותפים ו/או ישנו שינוי באינטרסים ובמטרות של חלק מהשותפים.

·      למה חשוב לשים לב?

o      למרות שהפעילות עצמה נמשכת, יש להתייחס לבחירה באפיק זה כסגירה פורמלית של שותפות – לפעול על פי הדגשים בכלי "פרקטיקות לסגירה מוצלחת של שותפות". בפרט, יש לחגוג את העשייה ולפעול לסיום הדרך המשותפת בתחושת הצלחה.

o      גם במקרה זה, יש לבצע תהליך מסודר של שימור ידע למול השחקנים העוזבים, למשל דרך דיוני הפקת לקחים משותפים או מידול העשייה וכתיבת מסמכים מסכמים.

o      מומלץ לשמור על חברי השותפות הקודמים מעורבים ברמה מינימלית, לפחות בטווח הזמן קצר – לשמור על קשרי עבודה, לעדכן באבני דרך חשובות, ולהמשיך ולתת קרדיט לשותפות על עצם קיומה שלהפעילות.

4.    פעילות השותפות עוברת להטמעה על ידי ארגון חיצוני

·      מה המשמעות? גם במקרה זה, השותפות הלכה למעשה מסתיימת אך הפעילות שבבסיס השותפות ממשיכה. באפיק זה, המשך הפעילות מבוצע על ידי גוף חיצוני לשותפות.

·       מתי מומלץ לבחור באפיק זה? בדומה לאפיק הפעולה הקודם, גם במקרה זה, הפעילות הגיעה למידת הבשלה מסוימת וכבר אין בהכרח ערך להמשיך ולפעול כשותפות. בשונה מהאפיק הקודם, מומלץ לבחור באפיק זה כאשר אין בקרב השותפים גוף שהוא "הטבעי" לאסוף את הפרויקט לחיקו.

·       למה חשוב לשים לב?

o     יש לבצע תהליך מסודר ומדויק של איתור הגורם החיצוני הנכון שייקח לידיו את הפעילות. אין חובה לבצע תהליך פורמלי של מכרז, אך חשוב שהשותפות תבחר שחקן שיוכל לעמוד בצרכי הפרויקט, על מנת לוודא שהפעילות הענפה שהשותפות עמלה עליה תזכה להמשכיות ראויה, על פי הערכים והדגשים שגיבשתם. לעתים תבחר השותפות שלא להעביר את הפעילות לשחקן חיצוני קיים אלא להקים גוף חדש להמשך הפעילות – יש לקחת בחשבון שמדובר בתהליך ארוך של בניית תשתיות, שידרוש ליווי לאורך זמן.

o     בחירה באפיק זה מהווה הלכה למעשה סגירת השותפות. שימו לב לפעול לפי כלל הדגשים בכלי "פרקטיקות לסגירה מוצלחת של שותפות". יותר מתמיד, במקרה זה ישנה חשיבות גדולה לביצוע תהליכים מוסדרים של למידה מהעבר, הפקת לקחים ושימור הידע - בייחוד כי אף אחד מהשחקנים המקוריים לא לוקח חלק בהמשך הפעילות ולא יוכל לתרום מהידע שלו.

o     עלמנת לוודא העברה חלקה של הידע והתשתיות, מומלץ ליצור מנגנון "העברת מקל" הדרגתי, במסגרתו שותפים מסוימים ממשיכים להיות מעורבים בפעילות בעצימות יורדת והולכת או בצורה היקפית, למשל בדמות יועצים.

5.    פעילות השותפות מסתיימת

·      מה המשמעות? השותפות עצמה נסגרת, והפעילות שבבסיס השותפות מסתיימת גם היא, ללא המשכיות ברורה לעין.

·      מתי מומלץ לבחור באפיק זה? במקרים מסוימים, שותפות אינה מצליחה להגשים את מטרותיה בפרק הזמן המקורי, והשותפים מחליטים שלא להמשיך ולנסות לקדם אותן במשותף - בין אם כי אין תקציב יותר לפעילות,בין אם השותפים אינם מאמינים שהמטרה יכולה להתגשם ובין אם השותפים אינם מאמינים שהמטרה מצדיקה, בהיבטי עלות ותועלת, את המשך הפעילות. מקרה נוסף הוא שהשותפות הגשימה את מטרותיה, וכעת אין צורך בהמשך פעילות – בין אם כי אין בפעילות יותר צורך או שאין הצדקה להמשך הפעילות, בהיבטי עלות-תועלת. הדגש באפיק זה הוא שכלל השותפים מסכימים במשותף שהצעד הנכון הוא סיום הפעילות. במידה ויש חוסר הסכמה, מומלץ לבחון גם אפיקי יציאה אחרים.

·      למה חשוב לשים לב?

o     סגירת השותפות היא צעד לא מבוטל (אך הכרחי לעתים). לכן, רגע לפני הבחירה – עצרו, ובחנו אפיקים אחרים: האם עדכון חכם של המטרות או שיטת העבודה יצדיק המשך פעילות? האם חשוב שהפעילות תימשך גם שלא במסגרת השותפות? במקרה זה, נסו לבחון הטמעה בקרב אחד הארגונים השותפים או בקרב ארגון חיצוני.

o     במידה ואכן הוחלט לסיים את פעילות השותפות, חשוב לשים לב שהפעילות שנעשתה עד לשלב הסגירה אינה יורדת לטמיון – לתשומות שכל חברי השותפות השקיעו בפרויקט יש משמעות וחשיבות בשדה. ציינו ביחד את העשייה שכן נוצרה במסגרת השותפות, ובצעו תהליך מוסדר של למידה מהעשייה, שמייחס חשיבות לידע שנצבר במסגרת השותפות ולתהליך העבודה המשותף.