ניהול השגרה

5

״דגלים אדומים״ בשותפות

שמירה כ-PDF

ניהול שותפות הינה משימה מורכבת, לאורך חיי השותפות צפויים משברים העלולים לפגוע במשימה וביחסים בין השותפים . איתור סימנים מקדימים טרם משבר, יכולים לסייע במניעתו.

הכלי שלפניכם כולל שלושה מצבים 

  • ירוק – המשך כך 
  • כתום – שים לב 
  • אדום – דורש טיפול 

סימון אדום עלול להצביע על טרום משבר או משבר. ניתן ואף רצוי למלא את השאלון שבכלי זה יחד עם השותפים. מומלץ לעשות זאת באופן קבוע אחת לחצי שנה או שנה, או בשינוי מציאות (מאורעות משמעותיים שקורים בשותפות דוגמת שינוי בהרכב השותפים).

ייצוג

השותפים משתתפים באופן קבוע בפעילות השותפות.
לשותפים השונים השפעה של ממש על החלטות השותפות.
הייצוג הוא עקבי. במקרים של תחלופה, הנציגים החדשים מקבלים את הידע ואת ההכוונה הנדרשת לכניסה אפקטיבית לשותפות.

אם סימנתם את התחום או את מרבית ההיגדים בו באדום - מומלץ לערוך בירור עם השותפים על ערך השותפות ותועלתה. פעלו על פי הכלים לבניית אמון ומיפוי אינטרסים.

תפקידים ותחומי אחריות

חלוקת התפקידים ותחומי האחריות מוגדרים היטב.
חלוקת התפקידים ותחומי האחריות כוללים הגדרה ברורה של תוצרים ולוחות זמנים.
שינויים בחלוקת התפקידים ובתחומי אחריות מבוצעים בעת הצורך ובהסכמה של כלל השותפים.

אם סימנתם את התחום באדום - מומלץ לחזור להסכם השותפות, לרענן את חלוקת התפקידים או לקבוע חלוקה חדשה.

קבלת החלטות

תהליך קבלת ההחלטות הינו ברור ושקוף.
תהליך קבלת ההחלטות הינו יעיל.

אם סימנתם את התחום או מרביתו באדום - כדאי לחזור להסכם השותפות ולפעול על פי עקרונות הכלי לקבלת החלטות בשותפות.  

יחסים בין המשתתפים

המטרות ברורות ומנוסחות היטב.
השותפים מביעים מוטיבציה ורצון להגשים את המטרה המשותפת.
המשתתפים מנהלים שיח גלוי, וכל השותפים מביעים את נקודות המבט שלהם.
חילוקי דעות מנוהלים בצורה מכבדת.
המטרה המשותפת מתבטאת בעוצמה כלפי חוץ.

אם סימנתם את התחום או מרביתו באדום - כדאי לפעול בעזרת כלי האמון כדי לבסס אמון מחדש.

תהליכי פגישות

פעילות השותפות מתנהלת בתדירות מתאימה.
המפגשים מובנים, עם סדר יום רלוונטי וממוקד.
המפגשים מתועדים כראוי וסיכומי הפגישות מופצים.
בהמשך להחלטות המתקבלות במפגשים, מבוצעות פעולות יישום.

אם סימנתם את התחום באדום - קבעו או רעננו הסדרי עבודה ותכנית עבודה. פעלו בעזרת הכלים השונים בשלב ניהול השגרה.

תהליכי עבודה

התוצרים ולוחות הזמנים ברורים.

אם סימנתם את התחום באדום - קבעו או רעננו את שגרות העבודה ואת תכנית העבודה על פי הכלים הייעודיים.  

תקשורת ושקיפות

קיימת בהירות סביב המטרות המשותפות בתחילת התהליך ובהמשכו – כל השותפים מכירים את המטרות ומסכימים עליהן.
קיימת בהירות סביב חלוקת התפקידים, האחריות, התוצרים ולוחות הזמנים – כל השותפים מכירים את חלוקת האחריות ולוחות הזמנים ומסכימים להם.
קיימת הסכמה לגבי האופן בו מתקשרים האנשים בשותפות.
תקשורת מכל הסוגים מתקיימת בתדירות מספקת.
קיימת נגישות למידע.
השותפים מתנהלים בשקיפות בנוגע להנחות, למטרות, לצרכים, למניעים ולאילוצים שלהם.
השותפים מדברים באופן חיובי על השותפות שלהם מול גורמים חיצוניים.

אם סימנתם את התחום או מרביתו באדום - קבעו או תקפו את מטרות השותפות, את שגרות העבודה בשותפות ואת חלוקת התפקידים. חיזרו להסכם השותפות ותקפו אותו/הוסיפו נספח לשינוי אם צריך. ניתן לפעול גם בעזרת הכלים לבניית אמון ולקבלת החלטות בשותפות.  

אמון ועבודת צוות

השותפים מבינים את נקודות המבט והאינטרסים האחד של האחר ובהירים בנוגע למניעים של כל שותף.
השותפים סומכים אחד על האחר להשלים משימות מוסכמות.
השותפים עוזרים אחד לשני ופותרים בעיות בשיתוף פעולה.
השותפים חשים חלק מצוות – מודעים לתפקידו של כל אחד מהשותפים ומכירים במאמצי האחר לקידום משימות השותפות.
השותפים מעלים רעיונות חדשים.

אם סימנתם את התחום או מרביתו באדום - מומלץ לפעול בעזרת כלי האמון כדי לבסס אמון מחדש.

תועלת הדדית וערך מוסף לארגונים השותפים

השותפים מרוצים מתפקידם בשותפות.
השגת יעדי השותפות אינה כרוכה בהתפשרות על מטרות הארגונים השותפים.
השותפים זוכים לתועלת ההולמת את צפיותיהם.

אם סימנתם את התחום או מרביתו באדום - ערכו מחדש מיפוי אינטרסים על פי הכלי לבירור אינטרסים; בחנו מחדש את הערך והתועלות של כל שותף בשותפות על פי הכלי למיפוי משאבים והכלי למיפוי בעלי עניין.

התאמת השותפות למציאות ולקיימות השותפות

השותפות עדיין רלוונטית להקשר – יש לה ערך חיובי ממשי בשדה.
יש מחויבות מספקת של מסה קריטית של שותפים.
השותפות משיגה/נמצאת בדרך להשגת מטרותיה.
השותפים מקבלים, באופן אישי, ערך ממעורבותם.

אם סימנתם את התחום או מרביתו באדום - תקפו מחדש, יחד עם כל השותפים, את הצורך בקיום השותפות.

שמירה כ-PDF

כלים נוספים בשלב זה