לאחר איתור השותפים המתאימים ביותר, לאחר קיום שיחות והסכמה על נושאים רלוונטיים ולאחר העיצוב הראשוני של השותפות, ניגש למלאכת כתיבת ההסכם שיעגן את בסיסי השותפות לכדי מסמך מחייב. רמת הפורמליות של ההסכם תיקבע לפי אופי השותפים והעדפתם. יש שירצו לקדם דף מוסכם על שני הצדדים, יש שיעדיפו להכין מסמך שעליו יחתמו הצדדים ויש כאלה שיעדיפו חתימה על חוזה. כל פתרון, כל עוד הוא מוסכם על כולם, מתבצע תוך הידברות והסכמות ועבר תהליך הסכמה פורמלי (חתימה, הסכמה בדוא"ל חוזר מכל הצדדים, הרמת כוסית, ישיבה מיוחדת), הוא מצוין.

הסכם השותפות הוא אבן דרך חשובה בבניין השותפות, משום שהוא מציין את הנקודה הראשונה שבה אנחנו מסכימים באופן פורמלי על ההתחייבויות ועל הדרך שבה נשתף פעולה. ההסכם הוא גם כלי לעבודה משותפת, יחד עם כלים נוספים שיבואו בהמשך. ככזה, נכון שיהיה גם דינמי ומתעצב עם התהליך.

שימו לב:

• ‍שותפויות רבות חותמות חוזה הקשור ישירות לרמת ההתקשרות במיזם/מכרז. אנחנו נוטים להבחין בין חוזה לבין הסכם שותפות. בעוד שחוזה בדרך כלל מרכז תפוקות וממקסם רווח בציר המשימה, הסכם שותפות מכיל את עוגני השותפות עצמה ואת ציר התהליך והיחסים. ניתן לשלב את הסכם השותפות בהסכם ההתקשרות. מצב זה אפשרי בדרך כלל בשותפויות פחות פורמליות, לא בשותפויות עם גורמי ממשל.
• אין פורמט אחד ויחיד להסכם שותפות.ההסכם יכול להיות מקיף או מצומצם ככל שתבחרו ביחד – בהתאם לחששות של כלל השותפים, לצרכים שלהם ושל הארגונים אותם הם מייצגים. כך או כך, מומלץ שאבני הבניין המרכזיות של השותפות יבואו לידי ביטוי בתוכו.

אל תשכחו לחגוג את המאורע. החתימה על ההסכם היא המעשה הפורמלי, אבל היא מציינת גם נקודת פתיחה לשותפות. הקדישו מפגש משותף במיוחד לנושא, ומנפו את ההסכם לבניית מומנטום לשותפות וליצירת מחויבות ורתימה של כל השותפים.

דוגמאות לסוגים של הסכמי שותפות

להלן שתי דוגמאות:

• הסכם שותפות קצר, שמצהיר כוונות ויעיל לתהליכים מהירים.
• הסכם שותפות מורחב, שמנוסח יותר כמו חוזה ומביא את כל הסוגיות הרלוונטיות לשותפות לכדי הסכם.

‍