אחרי תקופה ארוכה ואינטנסיבית של בנייה משותפת, עוברת השותפות שלב, ומתחילה העבודה הקונקרטית לקידום המשימה. שלב זה מאופיין לרוב בעיקר בהתקדמות עצמאית של בעלי התפקידים השונים, ובמעט מפגשים משותפים. לכן, חשוב לכונן שגרות עבודה שתומכות בהתקדמות המשימה ומוודאות תקשורת אפקטיבית ומעורבות של כלל השותפים.

פגישות משותפות

פגישות משותפות חיוניות במיוחד לשמירה על שגרות עבודה בריאות. הן מהוות הזדמנות לבחון את קצב התקדמות השותפות, ולתקף או לשנות מנגנוני עבודה כנדרש. בנוסף, המפגשים המשותפים הם לרוב הפלטפורמה הטובה ביותר לניהול דיוני עומק, לקבלת החלטות מורכבות או לליבון מקרים של חוסר הסכמה. ולבסוף, ההזדמנות של כלל הצוות להתכנס יחד "מחזירה" את השחקנים השונים מעיסוקי היומיום בחזרה למטרות לשותפות, ומסייעת לשמור על כלל השחקנים מעורבים ורתומים.

דגשים בקביעת הפגישות המשותפות

·      מפגשים משותפים צריכים להיות חלק אינטגרלי בתכנית העבודה. זוהי אבן דרך חוצה לאורך כל שלבי העשייה, ועליה להתבטא בתכנית העבודה בהתאם. מומלץ לקבוע את תאריכי המפגשים מראש כדי שכל השותפים ישריינו ביומנים ותוכלו להבטיח נוכחות גבוהה.

·      תדירות המפגשים ואורכם תלויים במידת המעורבות של השותפים ובקצב ההתקדמות של המשימה. גם בשותפויות בהן ההתקדמות איטית והמעורבות נמוכה, מומלץ לכל הפחות ליצור ארבעה מפגשים משותפים בשנה, אחת לרבעון. בשותפויות אינטנסיביות יותר, כדאי לשקול כמות רבה יותר של מפגשים. מאידך, קביעת מפגשים צפופים מדי שלא בהלימה לצרכי השותפים והשותפות, עלולה להעיק על השותפים או לגרום לתחושה של דריכה במקום. קבעו כמות מפגשים שתבטיח השתתפות מקסימלית של השותפים ותתאים לצרכיהם.

·      חשבו על המיקום הגיאוגרפי של המפגשים. נצלו את המפגשים גם להכיר טוב יותר את השותפים או להגביר מעורבות של שותפים פחות אקטיביים דרך התארחות בארגוני השותפים השונים. חלק מהפגישות יכולות להיות מקוונות כמובן. יחד עם זאת, אם השותפות אינה נפגשת לאיתם קרובות או אם המפגש צפוי לעסוק בנושאים רגישים, נפיצים או מורכבים במיוחד, מומלץ שהפגישה תהיה פנים מול פנים.

·      זמנם של השותפים יקר. פגישות משותפות הן אמצעי עבודה, ולא רק אמצעי לחיבור מחדש של השותפים. לכן, מומלץ שכינוס השותפים לא יכלול רק עדכונים שוטפים, אלא יוקדש לסוגיות הדורשות את דעתם ואת הכרעתם של השותפים -בדיקה ותיקוף של הנעשה עד כה, ו/או הצפת נושאים חדשים. מה קבענו שנעשה עד עכשיו? האם הגענו לשם? למה לא? אילו אתגרים אנו מזהים קדימה? האם נדרש שינוי בתכנית העבודה / בחלוקת התפקידים / בשיטת העבודה שקבענו?

·      ויחד עם זאת, ניתן להקדיש חלון זמן קצר מהמפגש המשותף גם לפעולות היכרות וחיברות, שחשובות ליצירת הרתימה. זכרו שזהו רק אמצעי תומך ולא המטרה עצמה.

·      האחריות הרוחבית לכינון שגרות עבודה היא של מנהל השותפות. בעלי התפקידים האחרים יהיו אחראים על היבטים ספציפיים או על דיווחים מסוימים, על בסיס חלוקת התפקידים שקבעתם.

תקשורת פורמלית - מנגנוני דיווח ושקיפות

הבחירה איזה דיווחים להעביר לשותפים, באיזו תדירות ובאיזה פורמט תשתנה משותפות לשותפות. מטרת הדיווחים היא ליצור שקיפות ולהגביר מעורבות, אך לעתים יש גם צרכים ואילוצים מערכתיים שמכתיבים את אופן הדיווחים ותדירותם.

דגשים בקביעת מנגנוני הדיווח והשקיפות:

·      הדיווחים יכולים להיות במבנים שונים: דוחות מילוליים מפורטים, פירוט תכנון מול ביצוע תקציבי או בכל פורמט אחר. העיקר שישרתו את מטרות השותפות.

·      ראשית, הבינו האם לאחד או יותר מהשותפים ישנו צורך פורמלי או חוזי בדיווחים מסוימים או בלוחות זמנים מסוימים (תקציבים רבעוניים, דוחות התקדמות שנתיים, חידושי חוזה וכדומה).

·      לאחר מכן, חשבו באיזו תדירות ומתי חשוב לערב את השותפים. התייחסו גם לאבני הדרך של השותפות וגם לנושאים ולדילמות שליתר השותפים חשוב לקחת בהם חלק (חזרו אחורה לדיון המשותף בו עסקתם ב"קבלת החלטות בשותפות"– אילו נושאים העלו השותפים? מתי חשוב שנוודא את מעורבותם?)

·      בהתאם לאלו, קבעו אילו דיווחים ובאיזה תדירות תעבירו לשותפים.

·      ככל שבשלב זה כבר יהיו לכם מטרות ויעדים מוסכמים ומדדי הצלחה משותפים כך תהליך הבקרה המשותף יהיה קל יותר, והדיווח יכלול תמונת מצב ביצועית ביחס להסכמות שקבעתם.

תיקוף מנגנוני השגרה מעת לעת

שותפות היא דבר דינמי ומשתנה. ייתכן שאופי הפעילות בשותפות ישתנה או שתגלו שחלק משגרות העבודה שקבעתם פשוט לא משרתות את השותפות. אל תהססו לשנות את השגרות שקבעתם מעת לעת בהתאם לצרכים המשתנים. מומלץ אחת לתקופה לייחד זמן במפגש משותף כדי לתקף את השגרות עם השותפים השונים, ולשנות אותן במידת הצורך כך שישקפו את סדרי העדיפות או הצרכים החדשים.

‍